Dienstleister kündigen wegen Schlechtleistung: Was Auftraggeber dokumentieren sollten

Dienstleister kündigen wegen Schlechtleistung ist im ersten Ärger schnell gesagt. Die Reinigung ist schlecht, der Hausmeister erscheint unregelmäßig, der Winterdienst war nicht da, die Gartenpflege bleibt halb erledigt. Also weg mit der Firma. In der Praxis ist genau dieser schnelle Reflex riskant.

Schlechtleistung ist erst dann belastbar, wenn sie nicht nur gefühlt, sondern nachvollziehbar dokumentiert ist. Auftraggeber sollten deshalb nicht mit der Kündigung beginnen, sondern mit der Beweissicherung: Was war beauftragt? Was wurde nicht oder schlecht erledigt? Wann wurde reklamiert? Welche Frist wurde gesetzt? Welche Reaktion gab es?

Die kurze Antwort lautet: Auftraggeber sollten nicht aus dem Bauch heraus kündigen. Erst müssen Leistungspflicht, Mangel, Dokumentation, Fristsetzung, Vertragstyp und Kündigungsgrund sauber geprüft werden.

Dienstleister kündigen wegen Schlechtleistung: Warum Dokumentation zuerst kommt

Viele Auftraggeber merken Schlechtleistung im Alltag sehr schnell. Der Müllplatz ist nicht sauber, der Hausflur wird nur oberflächlich gewischt, der Hausmeister meldet keine Schäden, die Grünfläche verwildert oder ein Handwerker kommt mehrfach nicht zum vereinbarten Termin.

Das Problem: Ärger allein beendet keinen Vertrag sauber. Entscheidend ist, ob später nachvollziehbar gezeigt werden kann, dass die Firma eine vereinbarte Leistung nicht oder mangelhaft erbracht hat.

Vor einer Kündigung sollten deshalb mindestens diese Fragen beantwortet werden:

• Welche konkrete Leistung war vereinbart?
• Wo steht diese Leistung: Angebot, Vertrag, Leistungsverzeichnis, E-Mail, Beschluss?
• Was genau wurde nicht oder schlecht ausgeführt?
• Wann wurde der Mangel festgestellt?
• Wurde die Firma darauf hingewiesen?
• Gab es eine Frist zur Nachbesserung?
• Hat sich der Mangel wiederholt?
• Welche Folgen sind entstanden?

Ohne diese Grundlage wird eine Kündigung schnell zur Behauptung. Mit guter Dokumentation wird sie zur nachvollziehbaren Entscheidung.

Erst klären: Dienstvertrag, Werkvertrag oder laufender Service?

Nicht jeder Dienstleistervertrag ist rechtlich gleich. Eine einmalige Reparatur, eine Entrümpelung, eine Bauleistung, eine regelmäßige Treppenhausreinigung und ein laufender Hausmeisterservice können unterschiedlich einzuordnen sein.

Für Auftraggeber ist deshalb wichtig: Nicht jedes Problem führt automatisch zum gleichen Vorgehen. Bei einer Werkleistung geht es häufig um Mangel, Nacherfüllung, Selbstvornahme oder Abnahme. Bei laufenden Dienstleistungen geht es stärker um Pflichtverletzung, Abmahnung, wiederholte Schlechtleistung und Kündigungsregelungen im Vertrag.

Praktisch heißt das:

• Bei einzelnen Werkleistungen: Mangel genau beschreiben und Nachbesserung verlangen.
• Bei laufenden Dienstleistungen: wiederkehrende Schlechtleistung dokumentieren und abmahnen.
• Bei schweren Pflichtverletzungen: prüfen, ob eine außerordentliche Kündigung in Betracht kommt.
• Bei unklarer Vertragslage: nicht vorschnell kündigen, sondern erst Vertrag und Belege prüfen.

Welche Schlechtleistungen Auftraggeber dokumentieren sollten

Schlechtleistung muss konkret werden. „Die Firma arbeitet schlecht“ reicht nicht. Besser ist eine sachliche Beschreibung, die auch Monate später noch verstanden wird.

Typische Fälle sind:

• Reinigung wurde an bestimmten Tagen nicht ausgeführt.
• Flächen wurden nur teilweise gereinigt.
• Winterdienst war trotz Räum- oder Streupflicht nicht vor Ort.
• Hausmeisterleistungen wurden nicht dokumentiert.
• Kontrollgänge fanden nicht statt.
• Gartenpflege wurde unvollständig erledigt.
• Reparaturen wurden mangelhaft ausgeführt.
• Termine wurden wiederholt nicht eingehalten.
• Beschwerden von Mietern, Eigentümern oder Beiräten häufen sich.
• Schäden wurden nicht gemeldet oder nicht gesichert.

Jeder einzelne Punkt sollte mit Datum, Ort, Foto, Zeugenhinweis oder kurzer Notiz festgehalten werden. Gerade Hausverwaltungen und Objektverantwortliche profitieren hier von einer einfachen Objektakte.

Leistungsbeschreibung als Maßstab

Ob eine Leistung schlecht ist, erkennt man nur am Maßstab. Dieser Maßstab sollte nicht aus Erinnerungen bestehen, sondern aus einer klaren Leistungsbeschreibung.

Wichtige Unterlagen sind:

• Angebot,
• Auftragsbestätigung,
• Dienstleistervertrag,
• Leistungsverzeichnis,
• Reinigungsplan,
• Winterdienstplan,
• Hausmeister-Leistungsbeschreibung,
• E-Mail-Absprachen,
• Eigentümerbeschlüsse,
• Abnahmeprotokolle.

Wenn der Auftrag unklar formuliert wurde, wird auch die Kündigung schwieriger. Dann streiten beide Seiten nicht nur über die Leistung, sondern schon darüber, was überhaupt geschuldet war.

Passender Anschluss: Leistungsbeschreibung Hausmeisterservice: Was Auftraggeber klar regeln sollten.

Reklamation, Fristsetzung und Abmahnung

Bei wiederholter oder erheblicher Schlechtleistung sollte der Auftraggeber die Firma schriftlich auffordern, die Leistung ordnungsgemäß zu erbringen. Dabei sollte nicht allgemein gemeckert werden. Die Beanstandung muss konkret sein.

Eine gute Reklamation enthält:

• betroffenes Objekt,
• konkrete Leistung,
• Datum des Mangels,
• kurze Beschreibung,
• Fotos oder Anlagen,
• Bezug auf Vertrag oder Leistungsbeschreibung,
• klare Erwartung,
• angemessene Frist,
• Hinweis auf mögliche weitere Schritte.

Bei laufenden Verträgen kann eine Abmahnung sinnvoll oder erforderlich sein, bevor eine Kündigung wegen Schlechtleistung belastbar wird. Sie zeigt der Firma: Das Problem ist nicht nur ein Ärgernis, sondern ein dokumentierter Vertragsverstoß.

Wenn die Mängel wiederholt auftreten, reicht eine einfache Reklamation oft nicht mehr. Dann wird die nächste Stufe wichtig: Schlechte Leistung vom Dienstleister: Wann Auftraggeber abmahnen sollten.

Wann eine Kündigung wegen Schlechtleistung näherliegt

Eine Kündigung wird besonders dann ein Thema, wenn Schlechtleistung nicht einmalig bleibt, sondern sich wiederholt oder trotz Hinweis nicht abgestellt wird.

Warnsignale sind:

• mehrfache Mängel trotz Reklamation,
• keine Reaktion auf Fristsetzung,
• ständige Ausreden ohne Verbesserung,
• wiederholte Terminversäumnisse,
• fehlende Dokumentation vereinbarter Leistungen,
• erhebliche Störungen im Objektbetrieb,
• Vertrauensverlust durch falsche Angaben,
• Schäden oder Risiken für Nutzer, Eigentümer oder Auftraggeber.

Besonders vorsichtig sollten Auftraggeber bei fristlosen oder außerordentlichen Kündigungen sein. Hier muss der Grund regelmäßig besonders schwer wiegen. Bei normalen Kündigungen sind dagegen Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist und Formvorgaben entscheidend.

Was vor der Kündigung in die Objektakte gehört

Eine gute Objektakte macht den Unterschied. Sie hilft nicht nur bei der Kündigung, sondern auch gegenüber Beirat, Eigentümern, Geschäftsführung, Versicherung oder Anwalt.

Passender Anschluss: Abnahmeprotokoll Dienstleistung richtig erstellen.

Einbehalt, Ersatzvornahme oder Kündigung?

Nicht jeder Mangel führt sofort zur Kündigung. Manchmal ist ein Einbehalt, eine Nachbesserung oder die Beauftragung einer anderen Firma nach erfolgloser Fristsetzung der passendere Weg.

Die typische Reihenfolge sieht in vielen Fällen so aus:

1. Mangel feststellen.
2. Mangel dokumentieren.
3. Firma schriftlich informieren.
4. Frist zur Nachbesserung setzen.
5. Reaktion abwarten und dokumentieren.
6. weitere Schritte prüfen: Einbehalt, Ersatzvornahme, Kündigung.

Wenn eine andere Firma die offenen oder mangelhaften Arbeiten übernehmen soll, ist besondere Sorgfalt nötig. Dann sollte klar sein, warum die ursprüngliche Firma nicht mehr zum Zug kommt und welche Kosten dadurch entstehen.

Passender Anschluss: Ersatzvornahme Handwerker: Voraussetzungen und Vorgehen.

Typische Fehler bei der Kündigung eines Dienstleisters

Fehler 1: Zu spät dokumentieren

Wenn erst nach Monaten gesammelt wird, fehlen oft Fotos, Daten und konkrete Vorgänge. Dann bleibt nur Ärger aus der Erinnerung.

Fehler 2: Nur mündlich reklamieren

Telefonate können sinnvoll sein. Für eine belastbare Akte reichen sie selten. Wichtige Reklamationen gehören schriftlich dokumentiert.

Fehler 3: Den Vertrag nicht lesen

Kündigungsfristen, Formvorgaben, Vertragslaufzeit und Sonderregelungen entscheiden oft darüber, wie sauber ein Ausstieg möglich ist.

Fehler 4: Keine Frist setzen

Wer sofort kündigt oder eine andere Firma beauftragt, ohne vorher eine angemessene Reaktionsmöglichkeit zu geben, kann später Probleme bekommen.

Fehler 5: Emotionale Sprache verwenden

„Katastrophe“, „unfähig“ oder „nie wieder“ helfen in der Akte wenig. Besser sind konkrete Mängel, Daten und Nachweise.

Checkliste: Dienstleister kündigen wegen Schlechtleistung

Fazit: Kündigung ist der letzte Schritt, nicht die erste Reaktion

Dienstleister kündigen wegen Schlechtleistung kann richtig sein. Aber der Weg dorthin muss sauber sein. Auftraggeber sollten nicht aus Frust handeln, sondern aus einer dokumentierten Lage heraus.

Wer Leistungsbeschreibung, Mängel, Fotos, Reklamationen, Fristen und Reaktionen sauber ablegt, schützt sich vor Streit und kann bessere Entscheidungen treffen. Manchmal reicht eine klare Abmahnung. Manchmal ist Nachbesserung möglich. Und manchmal ist die Kündigung der richtige Schlussstrich.

Schlechtleistung wird erst dann belastbar, wenn sie nicht nur gesehen, sondern sauber dokumentiert wurde.

Quellen und fachliche Prüfgrundlage

• § 314 BGB – Kündigung von Dauerschuldverhältnissen aus wichtigem Grund
• § 626 BGB – Fristlose Kündigung aus wichtigem Grund bei Dienstverhältnissen
• § 648a BGB – Kündigung des Werkvertrags aus wichtigem Grund
• § 634 BGB – Rechte des Bestellers bei Mängeln
• § 637 BGB – Selbstvornahme

Hinweis: Diese Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine individuelle Rechts-, Steuer-, Versicherungs- oder Fachberatung durch einen Experten, Anwalt, Versicherungsmakler, Steuerberater, eine Berufsgenossenschaft oder eine zuständige Behörde.