Aktualisiert am 11.06.2026: Der Artikel wurde dem Download-Bereich zugeordnet, um einen direkten PDF-Download ergänzt und für die Nutzung als kostenlose Vorlage in der Objektakte geschärft.
Wenn eine Fremdfirma im Objekt arbeitet, reicht ein Auftrag allein oft nicht aus. Auftraggeber, Hausverwaltungen und Objektverantwortliche sollten zumindest dokumentieren, welche Tätigkeiten geplant sind, welche besonderen Gefahren am Einsatzort bekannt sind und wer vor Ort zuständig ist.
Diese kostenlose Arbeitshilfe hilft dabei, einen Dienstleistereinsatz vor Beginn kurz, sachlich und nachvollziehbar zu prüfen. Sie ist bewusst schlank gehalten und eignet sich für die Objektakte, für interne Abläufe und für die Vorbereitung einer Fremdfirmen-Einweisung.
Diese Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung und keine vollständige Gefährdungsbeurteilung des Arbeitgebers. Sie ist eine praktische Dokumentationshilfe für Auftraggeber, Hausverwaltungen und Objektverantwortliche. Die Verantwortung des beauftragten Unternehmens für seine Beschäftigten, Arbeitsmittel, Unterweisungen und Schutzmaßnahmen bleibt bestehen.
Gefährdungs-Kurzcheck Fremdfirma als PDF-Vorlage herunterladen
Mit dieser kostenlosen Vorlage können Auftraggeber, Hausverwaltungen und Objektverantwortliche einen Fremdfirmeneinsatz vor Beginn kurz dokumentieren. Die PDF eignet sich für die Objektakte, für interne Abläufe und als Grundlage für eine kurze Abstimmung mit der beauftragten Firma.
- Einsatzdaten und Ansprechpartner festhalten
- besondere Gefahren und Objektbereiche dokumentieren
- Hinweise an die Fremdfirma nachvollziehbar erfassen
- Bestätigung und Ablage für die Objektakte vorbereiten
Oder direkt zur eingebetteten Vorlage im Artikel springen
Hinweis: Die Vorlage dient der allgemeinen fachlichen Orientierung. Sie ersetzt keine individuelle Rechtsberatung, Arbeitsschutzberatung, Versicherungsprüfung oder vollständige Gefährdungsbeurteilung.
Wann ist dieser Gefährdungs-Kurzcheck Fremdfirma sinnvoll?
Der Kurzcheck ist besonders nützlich, wenn externe Dienstleister in Gebäuden, Außenanlagen, Technikbereichen oder Gemeinschaftsflächen arbeiten. Typische Beispiele sind Hausmeisterservice, Gebäudereinigung, Grünpflege, Entrümpelung, Instandhaltung, Winterdienst, kleinere Reparaturen oder Arbeiten mit Leitern, Maschinen und elektrischen Geräten.
- Eine Fremdfirma arbeitet in einem Objekt, das sie nicht regelmäßig kennt.
- Bewohner, Besucher, Kunden oder andere Firmen können betroffen sein.
- Es gibt besondere Verkehrswege, Treppen, Technikräume, Keller, Höfe oder Außenflächen.
- Arbeitsmittel wie Leiter, Hochdruckreiniger, Mähgerät, Elektrogerät oder Handwerkzeug werden eingesetzt.
- Staub, Schimmel, Feuchtigkeit, Hitze, Lärm, Abgase, Reinigungsmittel oder biologische Belastungen sind möglich.
- Der Auftraggeber möchte dokumentieren, welche Hinweise an die Fremdfirma gegeben wurden.
Was wird mit der Vorlage dokumentiert?
Die Vorlage hält nicht jede denkbare Arbeitsschutzpflicht im Detail fest. Sie schafft aber Ordnung in der Objektakte. Genau das ist im Alltag oft der entscheidende Unterschied: Wurde der Einsatzort beschrieben? Wurden besondere Gefahren genannt? Gibt es einen Ansprechpartner? Sind Absperrungen, Verkehrswege und Notfallhinweise geklärt?
Für Auftraggeber ist dabei wichtig, die eigene Rolle sauber einzuordnen. Die Fremdfirma bleibt für ihre Beschäftigten, Arbeitsmittel und Unterweisungen verantwortlich. Der Auftraggeber sollte aber die objektbezogenen Informationen weitergeben, die nur er oder die Verwaltung kennt.
Nicht jeder Auftrag braucht einen Ordner. Aber bei Arbeiten mit erhöhtem Risiko sollte nachvollziehbar sein, was vor Beginn geklärt wurde. Dieser Kurzcheck ist dafür der einfache Einstieg.
Vorlage: Gefährdungs-Kurzcheck Fremdfirma / Dienstleistereinsatz
1. Einsatzdaten
Objekt / Adresse:
Auftraggeber / Verwaltung / Verantwortliche Stelle:
Beauftragte Firma:
Ansprechpartner Auftraggeber vor Ort:
Ansprechpartner Fremdfirma:
Datum / geplanter Zeitraum der Arbeiten:
2. Art der Arbeiten
Geplante Tätigkeit:
- Reinigung / Sonderreinigung
- Hausmeisterservice
- Grünpflege / Außenanlage
- Winterdienst
- Entrümpelung / Räumung
- Instandhaltung / Reparatur
- Arbeiten mit Leitern oder Tritten
- Arbeiten mit elektrischen Geräten
- Arbeiten mit kraftstoffbetriebenen Geräten
- Arbeiten mit Hochdruckreiniger
- Arbeiten in Technikräumen
- Sonstiges:
Kurze Beschreibung des Auftrags:
3. Einsatzort und Umfeld
- Innenbereich
- Außenbereich
- Treppenhaus
- Keller / Dachboden
- Hof / Parkplatz / Zufahrt
- Technikraum
- Gemeinschaftsfläche
- Wohnung / Gewerbeeinheit
- Öffentlicher Verkehrsraum betroffen
- Bewohner, Besucher, Kunden oder Dritte können den Bereich betreten
- Andere Firmen arbeiten gleichzeitig im Objekt
Besondere Hinweise zum Einsatzort:
4. Mögliche Gefahren vor Ort
| Gefahr / Belastung | Trifft zu? | Hinweis / Bereich / Maßnahme |
|---|---|---|
| Stolpern, Ausrutschen, Sturz | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Arbeiten auf Leitern, Tritten oder erhöhten Standorten | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Herabfallende oder umfallende Gegenstände | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Elektrische Gefährdung, Kabel, Steckdosen, feuchte Bereiche | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Schnitt-, Stich- oder Quetschgefahr | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Staub, Schimmel, Rauch, Dämpfe oder Sprühnebel | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Kontakt mit Reinigungsmitteln, Gefahrstoffen oder unbekannten Stoffen | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Biologische Belastungen, Tierkot, Schimmel, verdorbene Stoffe, Schädlingsbefall | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Lärm, Vibration oder körperliche Belastung | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Hitze, Sonne, Kälte, Nässe oder andere Witterungseinflüsse | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Fahrzeuge, Lieferverkehr, Container, Einfahrten oder Parkflächen | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Brandgefahr, heiße Teile, Kraftstoffe, Akkus, Funken oder entzündbare Stoffe | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Unklare Zuständigkeiten, Alleinarbeit oder fehlende Erreichbarkeit | ☐ Ja ☐ Nein |
5. Mögliche Folgen / Schadensarten
- Prellung, Verstauchung, Knochenbruch oder Kopfverletzung durch Sturz
- Schnitt-, Stich-, Quetsch- oder Amputationsverletzung
- Augenverletzung durch Staub, Splitter, Sprühnebel oder Fremdkörper
- Atemwegsreizung, Husten, Atembeschwerden oder allergische Reaktion
- Hautreizung, Verätzung, Verbrennung oder Kontaktreaktion
- Stromschlag oder Verbrennung durch elektrische Einwirkung
- Gehörbelastung, Kopfschmerzen oder Ermüdung durch Lärm
- Rückenbeschwerden, Zerrungen oder körperliche Überlastung
- Hitzeerschöpfung, Sonnenstich oder Kreislaufprobleme
- Gefährdung von Bewohnern, Besuchern, Kunden oder anderen Firmen
- Sachschäden am Gebäude, an Fahrzeugen, Anlagen oder Einrichtungen
Besonders zu beachten:
6. Vor Arbeitsbeginn geklärt?
- Arbeitsbereich wurde eindeutig benannt
- Zugang zum Arbeitsbereich ist geklärt
- Verkehrswege und Fluchtwege bleiben frei
- Bewohner, Nutzer oder Dritte wurden bei Bedarf informiert
- Arbeitsbereich wird bei Bedarf abgesperrt oder gekennzeichnet
- Strom, Wasser, Technikräume oder Schlüsselzugang sind geregelt
- Geeignete Arbeitsmittel sind Sache der Fremdfirma
- Sichtprüfung der eingesetzten Arbeitsmittel wird durch die Fremdfirma durchgeführt
- Persönliche Schutzausrüstung wird durch die Fremdfirma gestellt und genutzt
- Entsorgungsweg und Abtransport sind geklärt
- Notfallwege, Erste Hilfe und Ansprechpartner sind bekannt
- Besondere Objektregeln wurden mitgeteilt
Offene Punkte vor Arbeitsbeginn:
7. Hinweise an die Fremdfirma
Folgende Hinweise wurden der Fremdfirma vor Arbeitsbeginn mitgeteilt:
- Arbeitsbereich sauber und sicher halten
- Material, Kabel, Werkzeuge und Geräte so ablegen, dass keine Stolperstellen entstehen
- Gefahrenbereich bei Bedarf absperren
- Beschädigte Geräte, Leitern, Kabel oder Schutzausrüstung nicht verwenden
- Bei Störungen Arbeit unterbrechen und Ansprechpartner informieren
- Keine Arbeiten ausführen, die nicht vom Auftrag umfasst sind
- Keine eigenmächtigen Eingriffe in elektrische Anlagen, Technikräume oder Sicherheitseinrichtungen
- Flucht- und Rettungswege nicht verstellen
- Bewohner, Nutzer und Dritte nicht gefährden
- Unfälle, Schäden oder Beinahe-Unfälle sofort melden
Weitere objektbezogene Hinweise:
8. Besondere Maßnahmen
| Maßnahme | Erforderlich? | Verantwortlich / Hinweis |
|---|---|---|
| Absperrung / Warnhinweis | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Information an Bewohner / Nutzer / Kunden | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Arbeitsbereich freiräumen | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Strom / Wasser / Technikzugang klären | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Lüftung sicherstellen | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Brandschutz / Feuerlöscher prüfen | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Fotodokumentation vorher / nachher | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Nachweis / Protokoll / Lieferschein erforderlich | ☐ Ja ☐ Nein |
9. Verhalten bei Störung, Unfall oder Schaden
- Arbeit sofort unterbrechen, wenn Personen gefährdet werden können
- Gefahrenbereich sichern
- Bei Verletzungen Erste Hilfe veranlassen
- Bei akuter Gefahr Notruf 112 wählen
- Ansprechpartner Auftraggeber informieren
- Schäden am Objekt dokumentieren
- Defekte Arbeitsmittel nicht weiterverwenden
- Vor Wiederaufnahme klären, ob zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind
Notfallkontakt Objekt / Verwaltung:
Standort Erste-Hilfe-Material / Feuerlöscher / Sammelpunkt, falls bekannt:
10. Anlagen zur Objektakte
- Auftrag / Leistungsbeschreibung
- Angebot / Auftragsbestätigung
- Fotos vor Arbeitsbeginn
- Fotos nach Arbeitsende
- Nachweise der Fremdfirma
- Entsorgungsnachweis / Wiegeschein / Lieferschein
- Schadensmeldung
- E-Mail-Verlauf
- Sonstiges:
11. Bestätigung
Die oben genannten Punkte wurden nach bestem Wissen für den geplanten Dienstleistereinsatz geprüft. Besondere Hinweise zum Objekt und zum Einsatzbereich wurden der Fremdfirma mitgeteilt.
Ort / Datum:
Name / Funktion Auftraggeber oder Objektverantwortlicher:
Unterschrift:
Name / Funktion Fremdfirma, falls Bestätigung gewünscht:
Unterschrift Fremdfirma:
So setzen Auftraggeber den Gefährdungs-Kurzcheck sinnvoll ein
Der Kurzcheck sollte nicht als Bürokratieübung verstanden werden. Er ist besonders dann sinnvoll, wenn Arbeiten nicht alltäglich sind, mehrere Personen betroffen sein können oder typische Risiken wie Leiterarbeiten, Elektrogeräte, Verkehrswege, Staub, Schimmel, Lärm, Hitze oder Entsorgung eine Rolle spielen.
In der Praxis reicht oft eine kurze Dokumentation: Was wird gemacht? Wo wird gearbeitet? Welche Besonderheiten sind bekannt? Wer ist erreichbar? Welche Hinweise wurden weitergegeben? Genau dafür ist diese Vorlage gedacht.
Eine gute Objektakte beweist nicht, dass nie etwas passieren kann. Sie zeigt aber, dass Auftraggeber Risiken nicht einfach ignoriert haben.
Interne Anschlussartikel für die Objektakte
Wer Fremdfirmen, Dienstleister und Nachweise sauber dokumentieren will, sollte den Kurzcheck nicht isoliert nutzen. Sinnvoll ist die Verbindung mit Dienstleisterprüfung, Leistungsbeschreibung, Abnahme und Nachweisführung.
- Dienstleister prüfen vor Beauftragung: Welche Nachweise Auftraggeber verlangen sollten
- Dienstleisterprüfung vor Beauftragung: die 14-Punkte-Checkliste für Auftraggeber
- Fremdfirmenkoordination: Pflichten und ein praxistauglicher Ablauf
- Subunternehmer Prüfung: Welche Nachweise Auftraggeber brauchen
- Dienstleisterakte für Hausverwaltungen: Aufbau, Nachweise und Struktur
- Billigangebot Haftung: Warum der günstigste Dienstleister riskant sein kann
- Leistungsbeschreibung Hausmeisterservice: Was Auftraggeber klar regeln sollten
- Abnahmeprotokoll Dienstleistung richtig erstellen
- Entsorgungsnachweis bei Entrümpelung richtig prüfen
Externe Fachquelle zur Gefährdungsbeurteilung
Die DGUV erklärt die Gefährdungsbeurteilung als Grundlage für das Erkennen von Gefährdungen, das Ableiten geeigneter Maßnahmen und die Dokumentation des Prozesses. Der Gefährdungs-Kurzcheck Fremdfirma auf dieser Seite ist bewusst als schlanke Arbeitshilfe für die Objektakte gedacht und ersetzt keine vollständige arbeitgeberseitige Gefährdungsbeurteilung.
FAQ zum Gefährdungs-Kurzcheck Fremdfirma
Ist dieser Kurzcheck eine vollständige Gefährdungsbeurteilung?
Nein. Die Vorlage ist eine praktische Arbeitshilfe für Auftraggeber und Objektverantwortliche. Die vollständige arbeitgeberseitige Gefährdungsbeurteilung für Beschäftigte der Fremdfirma bleibt Aufgabe des jeweiligen Unternehmens.
Warum sollte ein Auftraggeber trotzdem etwas dokumentieren?
Weil der Auftraggeber die örtlichen Gegebenheiten kennt. Dazu gehören Zugänge, Verkehrswege, Technikbereiche, Bewohnerverkehr, besondere Objektregeln oder bekannte Gefahrenstellen. Diese Informationen sollte die Fremdfirma vor Arbeitsbeginn kennen.
Für welche Einsätze eignet sich die Vorlage?
Für viele Dienstleistereinsätze rund um Gebäude und Außenanlagen: Reinigung, Hausmeisterservice, Grünpflege, Winterdienst, Entrümpelung, Instandhaltung, kleinere Reparaturen, Leiterarbeiten oder Arbeiten mit Maschinen und elektrischen Geräten.
Muss die Fremdfirma unterschreiben?
Das hängt vom internen Ablauf ab. Bei einfachen Einsätzen kann die Vorlage nur intern abgelegt werden. Bei risikoreicheren Arbeiten kann eine Bestätigung durch die Fremdfirma sinnvoll sein.
Kann die Vorlage angepasst werden?
Ja. Sie sollte immer an Objekt, Tätigkeit und tatsächliche Risiken angepasst werden. Nicht jeder Punkt passt zu jedem Einsatz.
Diese Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine individuelle Rechts-, Arbeitsschutz-, Versicherungs- oder Fachberatung durch einen Experten, Anwalt, Versicherungsmakler, eine Berufsgenossenschaft oder eine zuständige Behörde.
Ergänzend sollten Auftraggeber immer die aktuellen Informationen der zuständigen Berufsgenossenschaft, der DGUV und der beteiligten Fachstellen zur Gefährdungsbeurteilung prüfen.